スタッフのダイアリー活用術

2020.12.25
Afternoon Tea staff
Afternoon Tea staff

ショップスタッフの声をもとに開発したアフタヌーンティーのダイアリーには働く女性にとって、使いやすいポイントが詰まっています。
実際に愛用しているスタッフ3人におすすめポイントや自分流の使い方を聞きました。

(左)2020年版のPVCのカバーとセットのダイアリー。カバーの中にお気に入りの布を入れたり、シールを入れたりとオリジナル仕様にカスタマイズして愛用。(右)ピンクはオフ、ブルーは店舗関連の業務の日、イエローはミーティング関連などに色分け。

カレンダー周りのことだけを集約し、全てがシンプルで機能的

本社 セールスサポート課 東澤明子さん
使用アイテム:スタッフダイアリーA5版

「アフタヌーンティーで働いているので、オリジナルの手帳を使いたいなと思い、2007年から使っています。ちょうどこの手帳を開発する際に、店舗スタッフとして働いていたのですが、当時のバイヤーから意見を求められ、もっとこうしたいということを伝えたら、いろいろと改良してくれたので、実際に自分で使って、どんどんよくしていこうという思いもあり、使い続けている永遠のモニターです。

用紙を方眼入りにしたり、フラットケースを付属したり必要な機能をプラスして、使わない機能は無くしたりと、スタッフの意見がきちんと反映されています。そのためカレンダーやスケジュールのことだけにしっかり集約されていて、全てがシンプルな点も気に入っています。メモスペースがたくさんあるのも便利です」


私の使い方
月間から週間、メモページまでフル稼働

「見開きの月間スケジュールで毎月の予定を記入して、そこから次のページの週間スケジュールで細かい1日のタイムテーブルに落とし込んでいきます。

私は店舗に直結する業務を行っているので、店舗全体のスケジュールやキャンペーン、イベントを記入しています。週間スケジュールの欄には日報のようにその日の売り上げ数値を記入しておき、日々の売り上げを管理・把握できるようにしています。

右側には、たっぷり1ページ分のメモスペースがあるので、見開きとして横に続けて使用し、その日の予定に関するメモやその日起こったことなどが記録できて、頭の中を整理しやすい点が気に入っています。さらに月間スケジュールページのメモ欄もその月に実施する大まかなことを書いて活用します。また、A5版の手帳なら、A4サイズの資料も二つ折りして貼り付けて一緒に管理できます」


おすすめポイント

見開きで一覧できる年間カレンダー

「個人的には年間カレンダーを重宝しています。年間でテーマを打ち出して商品を展開していくため、大きなイベントは決まった段階で予定を入れて、年間を通してのイベント・企画を考えるときに使用します。1年が見開きでレイアウトされているので、見やすくわかりやすい上に、別ページには前年、翌年と3年分のカレンダーもあって、昨年の三連休はいつだったかなど振り返りもできて予定が立てやすい。これがとても便利なので、この良さを知ってほしいです」




切り離し可能なフリーメモ

「切り離して使えるミシン目の入った無地のメモページがついているのもポイントです。メモ帳のない急なときには、これを切ってさっと渡すこともできる。だからと言って簡単に切れたりもしないのでノートとしても使えます」




色分けは黒とピンクでシンプルにやるべき業務を記入し、完了したら消していく。店舗でのイベント、キャンペーンを丸で囲んだり、追加の予定は付箋を用いたりしてカスタマイズ。


自分たちの意見を反映して誕生した開発背景に共感

小田急百貨店新宿店 伊藤珠美さん
使用アイテム:スタッフダイアリーB6版

「発売当初から、もう何年もスタッフダイアリーを使っています。スタッフの意見を集めて作りましたというコンセプトにワクワクし、スタッフである自分が積極的に活用したいと思い、使い続けています。私は店舗の販売スタッフなので、商品開発に大きく関わることはなかなかありませんが、自分たちの声が反映されているというのが素敵だなと思って使い始めたのがきっかけです。実際に働く女性に使いやすい要素がたくさんあると思います。帰宅後も手帳を見ながら、1日の業務の振り返りをしているので、毎日携帯することを考え、小さめのB6サイズを使っています」


私の使い方
毎日のタスクリストとして活用

「主に使用するのは、週間スケジュールです。右側のフリースペースにはいろいろなメモを、左側には毎日行う業務を記入し、完了したら消しています。本社からのメール内容のチェック、在庫の発注、スタッフのシフト編成、ミーティングなど日々の業務が多いので、TO DO リストとして頭を整理しながら使っています。細かい時間割については、別で組んでいるスタッフ間の業務配分表と併用しています。

月間スケジュールのページは、お店に届いたお客様からの声やお問合せなどを記入し、パッと見て、何回ぐらいお問合せがあり、本社に報告する件数などを把握できるようにしています。日々の業務というよりは、お店でのお客様に関する出来事、報告すべきことを記入していくリストのような使い方です」


おすすめポイント
メモスペースの多さと方眼入りの用紙

「お店で使うことを考えると、用紙が方眼になっているのは、商品ディスプレーなどをレイアウトするとき、店内図を書くスタッフもいるので便利です。また、お客様にご案内する時は、フリースペースの多さと、後ろに切り離せるメモがついていることを伝え、ちょっとした内容を渡したいときに使えて便利です、とおすすめします」

ペンもピンクで揃えて、持ち物は明るめの色をチョイス。大きすぎず小さすぎずのB6版を愛用。


手帳を使いこなせない人でも無駄なく使えるシンプルさ

小田急百貨店新宿店 伊東恵美さん
使用アイテム:スタッフダイアリーB6版

「アフタヌーンティー・リビングのお店で働くまでは、全て予定は携帯電話に入れるタイプで、手帳をほとんど使ったことがありませんでした。正直いろいろな機能のある手帳は苦手でした。このスタッフダイアリーなら必要最低限の機能だけなので、無駄なくシンプルに、全部きちんと使えているというのがポイントです。また、字が大きいので手帳が小さすぎると収まらなかったり、追加業務を書ききれなかったり、大きすぎると荷物になってしまうので、毎日携帯しやすいB6サイズがちょうどいいサイズです」


私の使い方
スケジュールと仕事のノートもまとめて1冊に

「マンスリーのページにやるべき業務内容を記入し、ウィークリーのページには、1日ごとに『今日は絶対これをやる』ということを、優先順位をつけて書き出しています。メモページには、仕事での出来事、注意すべきこと、気づいたことをメモしたり、店長とのミーティング内容や研修内容、業務に関連したことなど書き留めておきます。ノートを別にすると、いろいろなノートが増えていって、結局整理するのが大変になるので、仕事上のノート的な機能も手帳の中に1冊にまとめています。また、切り取れるメモはすごく便利で、他のスタッフにちょっとお願いするときなどに使っています」


おすすめポイント
お気に入りの可愛いカバーを選べる

「私の中では手帳はカバーも重要なので、色やデザインを選べるのが気に入っています。1年間通して使うとなるとシンプルだけど大好きなピンクがいいなあと思って。ピンクのアイテムを持っているとそれだけで気分も上がるし、さりげないモチーフも可愛いです」

(右上から時計回り)モチーフダイアリーカバーB6版(ピンク)¥2,420 シャイニーフラワーダイアリーカバーA5版¥2,420 バーチカルダイアリーリフィルA5版¥1,100 モチーフダイアリーカバーB6版(ネイビー)¥2,420 ファンクショナルダイアリーカバーA5版¥3,850 水彩ラインフラワーダイアリーカバーA5版¥1,760

2021年のアフタヌーンティーのダイアリーは、働く女性の目線から生まれた「スタッフダイアリー」、仕事もプライベートも充実させたい人には「ダイアリープランナー」など、自分の好みや仕事のスタイルに合わせて選べる3種類のレフィルを用意しました。さらにバリエーション豊富なカバーと自由に組み合わせられるのも魅力です。アフタヌーンティーのスタッフの使い方を参考に、自分にぴったりなダイアリーを見つけて自分流にカスタマイズしてみてはいかがでしょうか。


この記事を書いた人
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なんでもない一日が、心地よい刺激で満たされる、ふっと楽しくなってくる。 私たちが大切にしているものは、そんな日常のなかのこころのゆとりです。 夢を感じる商品やメニュー、気持ちの通いあうサービス、くつろぎの時間と空間。 そのひとつひとつが、お客さまのシアワセのきっかけとなりますように。

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